Políticas de Privacidad del Canal Ético

INTRODUCCIÓN

El objetivo de la presente Política de Privacidad del Canal Ético de Banco Pichincha es informar del tratamiento de los datos que se llevará a cabo para la gestión y tramitación de las denuncias presentadas a través del mismo.

Para la correcta configuración y diseño del Canal Ético, Banco Pichincha da pleno cumplimiento a la normativa aplicable en materia de protección de datos; de manera especial el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y a su normativa de desarrollo.

Igualmente, el Canal Ético ha sido diseñado de conformidad con el Informe Jurídico 0128/2007 de la Agencia Española de Protección de Datos “Creación de sistemas de denuncias internas en las empresas (mecanismos de “Whistleblowing”), y con el

“Informe 1/2006 sobre la aplicación de las normas de protección de Datos de la Unión Europea a los mecanismos internos de “Whistleblowing” en el ámbito de la contabilidad y los controles internos de auditoría, la lucha contra la estafa y los delitos bancarios y financiero”, del Grupo de Trabajo del Artículo 29 de la Comisión Europea.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS

El responsable del tratamiento de los datos es Banco Pichincha España, S.A., con dirección en Madrid, Calle Lagasca, nº 4.

El contacto del Delegado de Protección de Datos es dpo@bancopichincha.es, a quien se podrán dirigir para consultar cualquier cuestión relativa, estrictamente, al tratamiento de sus datos personales, así como para el ejercicio de sus legítimos derechos, tal y como se detalla en el presente Anexo I apartado “Ejercicio de Derechos”.

TRATAMIENTO DE SUS DATOS PERSONALES Y LEGITIMACIÓN

Los datos personales que sean recabados en el Canal Ético serán tratados con la exclusiva finalidad de tramitar las denuncias que se reciban y, si procede, investigar la realidad de los hechos denunciados.

El denunciado será informado debidamente, en cada caso, de las personas y órganos concretos a los cuales se van a comunicar sus datos, especialmente en cuanto a la no comunicación al denunciado de la identidad del denunciante por ser éste anónimo.

El tratamiento de datos en el marco del Canal Ético se lleva a cabo para el cumplimiento de una misión realizada en interés público, como es la gestión de un Canal Ético interno que tiene como objetivo la prevención y descubrimiento de posibles conductas que contravengan tanto la normativa legal vigente como la normativa interna de Banco Pichincha. 

TIEMPO DE CONSERVACIÓN DE SUS DATOS

Los datos de la denuncia serán conservados únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos denunciados. Por tanto, cuando se concluya la improcedencia de iniciar una investigación, los datos serán borrados previa comunicación al Responsable de Auditoría Interna y al Director de Legal y Cumplimiento.

En todo caso, transcurridos tres meses desde la interposición de la denuncia, se deberá proceder al borrado de los mismos salvo que su conservación resultase necesaria para el desarrollo de la investigación, en cuyo caso, podrán seguir siendo tratados por el Departamento de Cumplimiento Normativo.

A QUÉ DESTINATARIOS SE COMUNICARÁN SUS DATOS

En caso de que sea necesario o así se exija, los datos deberán ser comunicados a aquellos terceros a los que esté legalmente obligado a facilitarlos, tales como Organismos Públicos, Jueces y Tribunales.

EJERCICIO DE DERECHOS 

Las personas cuyos datos personales puedan llegar a ser tratados en el marco y contexto del Canal Ético tienen los siguientes derechos:

  1. Tendrán derecho a obtener confirmación sobre si en el Banco se están tratando sus datos personales o no –en el marco de la gestión del Canal Ético, así como a solicitar la rectificación de los datos inexactos, o en su caso, solicitar su supresión, cuando, entre otros motivos, los datos ya no sean necesarios para la gestión del Canal Ético.
  2. En determinadas circunstancias, a oponerse al tratamiento de sus datos personales. 
  3. También podrá reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (como tal Autoridad de Control competente en materia de Protección de Datos), especialmente cuando no haya obtenido satisfacción en el ejercicio de sus derechos, mediante escrito dirigido a Agencia Española de Protección de Datos C/ Jorge Juan, 6 28001-Madrid o a través de la web https://www.aepd.es

PRINCIPIO DE PROPORCIONALIDAD Y MINIMIZACIÓN DE DATOS

Los datos personales recabados en el marco del Canal Ético:

  • se limitarán a los estricta y objetivamente necesarios para tramitar las denuncias y, si procede, comprobar la realidad de los hechos denunciados; 
  • serán tratados en todo momento de conformidad con la normativa de protección de datos aplicable, para fines legítimos y específicos en relación con la investigación que pueda surgir como consecuencia de la denuncia;
  • no se utilizarán para fines incompatibles; 
  • serán adecuados y no excesivos en relación con las citadas finalidades.

LIMITACIÓN AL ACCESO DE LOS DATOS

El acceso a los datos contenidos en estos sistemas quedará limitado exclusivamente a las personas del Departamento de Cumplimiento Normativo, como departamento encargado de la gestión del Canal Ético, y a los miembros del Comité de Cumplimiento en su competencia y facultad decisoria sobre las denuncias.

Sólo cuando pudiera proceder la adopción de medidas disciplinarias contra un trabajador, se permitirá el tratamiento de los datos al personal con funciones de gestión y control del Dirección de Desarrollo Corporativo.

MEDIDAS DE SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD

Banco Pichincha se asegurará de que se adopten todas las medidas técnicas y organizativas necesarias para preservar la seguridad de los datos recabados al objeto de protegerlos de divulgaciones o accesos no autorizados. 

A estos efectos, Banco Pichincha ha adoptado medidas apropiadas para garantizar la confidencialidad de todos los datos y se asegurará de que los datos relativos a la identidad del denunciante no sean divulgados al denunciado durante la investigación, respetando en todo caso los derechos fundamentales de la persona, sin perjuicio de las acciones que, en su caso, puedan adoptar las autoridades judiciales competentes.

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